協働の成功のコツは、お互いの遠慮よりも自己主張のすり合わせ

複数の関係者で共通のゴールを目指すとき、「それ誰が担当するの?」「え、やってなかったの?」ということになってしまいがちです。それを防ぐためにも、自己主張を率先しておこないましょう。

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伊豆の旅行先で@iPhone

私たち行政書士の仕事は、自己完結型ではありません。クライアント企業がいて、クライアントのお客様がいて、その両者の目的達成をサポートする立場にあります。

このシンプルな構造の時はあまり問題にならないのですが、登場人物が増える場合は、その分時間がかかるという関係があります。その際に、余計な労力を相互に使わなくて済むように、備えておいた方が良いことを、反省を込めてシェアさせていただきます。

1.基本的なスケジュール(見通し)を相互に了解する

目標は設定したらゴールしなければ意味がありません。そして、そのゴールには期限が必ずあります。つまり、「いつまでに、どうならないといけないのか」という共通のゴールをきちんと共有することから始まります。

もし、この時点でゴールが曖昧になっているようであれば、まずはそこをきちんと固めてから、次のステップに進みます。

ゴールと期限が決まれば、いよいよ行動計画を立てます。

例えば許認可の仕事の場合、スケジュールをクライアント担当者の方に事前に把握していただくことで無用なトラブルは避けられます。こちらは当たり前に1ヶ月かかると考えている仕事を、依頼者は「1週間くらいでできるだろう」と思っていることは少なくありません。そうなってしまうと、こちらの当たり前で普通に仕事を完了した時に、相手からすると「仕事が遅いな」ということになってしまうわけです。二度目の依頼はなくなってしまいます。

(これは私自身にも何度か経験があって、もう繰り返すわけにはいかないと思って、手続きごとに簡単な説明資料を作成することにしました。)

2.スケジュール通りに行かない可能性をきちんと伝えておく

基本的なスケジュールを共有してから、今度は自分の「こうしたい」「これは難しい」ということをきちんと主張します。ここの作業がないがしろになってしまうと、計画倒れになる可能性が高いです。

というのも、理想的なスケジュールを立てても、みんなそれぞれの事情の中でプロジェクトを進めていくことになるため、この期間は他に優先しなくてはならない仕事があるとか、家族と旅行に行く予定だからここはもう少し余裕をもたせたい、といった思惑があるのが通常で、そのすり合わせを予めてしておかないと、お互いに疲弊してしまうからです。

もともと想定しているスケジュール感に無理のあることだってあるわけで、早い段階で冷静に段取りをとることが肝心です。

3.リスクを共有しておく

関係者が増えるということは、それだけ調整が必要になってくることを意味します。手続きが複合的になってくると、AとBとCという手続きを同時並行でやるのか、順番に行うべきなのかに注意しないと、どこかがつまづいた時に、一気にみんな足が止まってしまうことになります。

そこで、想定されるリスクを予め吐き出しておくことが大切です。

たとえば、Aという仕事が想定通りに進まない場合に、BやCにどのようなリスクが発生するのか、そのフォローをどのようにしていくのか、ということを決めておくと落ち着いて対応することができます。

ちなみに、ソフトバンクの孫正義社長は8手先まで想定して事業を進めるというような記事を読んだことがありますが、それは極端にすごいとしても、先手先手で考えて動くことの重要性を物語っていますよね。

4.積極的に管理する

関係者が複数に及ぶとき、結構困ってしまうのは、「あれって、太郎さんが担当してくれるんだよな・・・」というように、役割分担が不明確になっているときに、誰かがやってくれるだろう的な思い込みが発生してしまうことです。

ましてや、企業同士でプロジェクトをするときには、お互いの遠慮もあるため、あまり催促することもできず、ギリギリになって問題が発覚するなんてことも結構あります。

そして、そういう時に限って大変になってしまうのは自分だったりしますので、そんなことになるくらいなら「あれ、太郎さんが担当していただくことで間違いありませんか?」「いつまでにできそうですか?」ということを積極的に確認する作業が必要です。

わかっていると思っていた、なんていうのは言い訳ですから、みんな価値観も考えも違うのだということを十分に踏まえて動いてくことが必要です。

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【編集後記】

昨日は藤沢で二軒はしご。夫婦で相当飲みました。

【昨日の一日一新】

  • 磯丸水産(https://www.sfpdining.jp/brand/isomaru/)
  • ESOLA(https://r.gnavi.co.jp/b26hc8yk0000/)

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