協働の成功のコツは、お互いの遠慮よりも自己主張のすり合わせ

複数の関係者で共通のゴールを目指すとき、「それ誰が担当するの？」「え、やってなかったの？」ということになってしまいがちです。それを防ぐためにも、自己主張を率先しておこないましょう。

伊豆の旅行先で＠iPhone

私たち行政書士の仕事は、自己完結型ではありません。クライアント企業がいて、クライアントのお客様がいて、その両者の目的達成をサポートする立場にあります。

このシンプルな構造の時はあまり問題にならないのですが、登場人物が増える場合は、その分時間がかかるという関係があります。その際に、余計な労力を相互に使わなくて済むように、備えておいた方が良いことを、反省を込めてシェアさせていただきます。

１．基本的なスケジュール（見通し）を相互に了解する

目標は設定したらゴールしなければ意味がありません。そして、そのゴールには期限が必ずあります。つまり、「いつまでに、どうならないといけないのか」という共通のゴールをきちんと共有することから始まります。

もし、この時点でゴールが曖昧になっているようであれば、まずはそこをきちんと固めてから、次のステップに進みます。

ゴールと期限が決まれば、いよいよ行動計画を立てます。

例えば許認可の仕事の場合、スケジュールをクライアント担当者の方に事前に把握していただくことで無用なトラブルは避けられます。こちらは当たり前に１ヶ月かかると考えている仕事を、依頼者は「１週間くらいでできるだろう」と思っていることは少なくありません。そうなってしまうと、こちらの当たり前で普通に仕事を完了した時に、相手からすると「仕事が遅いな」ということになってしまうわけです。二度目の依頼はなくなってしまいます。

（これは私自身にも何度か経験があって、もう繰り返すわけにはいかないと思って、手続きごとに簡単な説明資料を作成することにしました。）

２．スケジュール通りに行かない可能性をきちんと伝えておく

基本的なスケジュールを共有してから、今度は自分の「こうしたい」「これは難しい」ということをきちんと主張します。ここの作業がないがしろになってしまうと、計画倒れになる可能性が高いです。

というのも、理想的なスケジュールを立てても、みんなそれぞれの事情の中でプロジェクトを進めていくことになるため、この期間は他に優先しなくてはならない仕事があるとか、家族と旅行に行く予定だからここはもう少し余裕をもたせたい、といった思惑があるのが通常で、そのすり合わせを予めてしておかないと、お互いに疲弊してしまうからです。

もともと想定しているスケジュール感に無理のあることだってあるわけで、早い段階で冷静に段取りをとることが肝心です。