個人事業でも長らくお世話になっているChatWork。今回の体制でも迷わず採用しました。むしろ、複数人で仕事をするからこそChatWorkだなという感じです。
ChatWorkとは、ビジネスチャットツールです。チャットができるサービスはLINEも含めていくつもありますが(昨日ご紹介したG Suiteも)、私はChatWorkがもっともUIとしても好きです。派手ではないけど、それゆえに無駄がないというか。まぁ好みでしょうか。
Link-Upでの使い方
弊社(株式会社Link-Up)では、案件ごとのチャットルームと、メンバー全員の雑談やお知らせ用のルームを用意しています。この案件ごとに使い分けられるところ、使い分けやすいのがChatWorkの良いところだと思う。
(1)雑談ルーム
これは全体向けに私からお知らせをする場合や、私が外出しているときに来客があったことなどの報告をする場所です。あえて全体共有することで、お互いの動きを把握することができる意味があります。
朝礼の代わりに仕事の分担などを知らせたり、私から「これは読んでおいたほうが良いと思う」という記事をシェアすることで、何よりも私が何に関心があって、どんな考えをしているのかを共有したいという思惑です。
(2)案件ごとのルーム
「【お客様名・仕事内容】」というルームの名前を付けて、やり取りするルームです。私たちの仕事(行政書士)は、どうしても単発の仕事が多いため、案件数が非常に多くなってしまいます。そうすると、相対で一つのチャンネルでやり取りしていると、遡ったりすることが難しくなってしまいます。たとえば、メールでも同じスレッドを読み返すのは鬱陶しいですし、同じ案件でも異なるスレッドになってしまいがちです。それが本当にいやで・・・
ということで、案件ごとに分けるのが一番良いというのが結論です。
(3)直接チャット
個別の仕事に付随する連絡事項は通常の相対でやり取りします。
無料アカウントでも結構使える
無料アカウントの場合、14のチャットルームを作ることができるそうです。14あれば結構足りてしまう人も多いのではないかと思います。私は有料プランを使っていますが、まず慣れてみたいって人は無料アカウントで良いので一度使ってみてはどうでしょうか?
弊社もお客様との仕事の連絡は基本的にChatWorkで進めたいと考えてます。記録にきちんと残りますので。
会社内の仕事のやり取りは、口頭や紙媒体より、ChatWorkで。
これは、今回最初からスタッフにもお願いをさせていただきました。
もともとChatWorkを採用しようと思ったのは、言った言わないを無くしたいのと、お互い自分のペースで仕事を進められる環境を整えたいからです。いきなり相手のペースにヨコ入りするやり方は、会社内であってもなるべく避けたいと考えています。
ですから、資料のやり取りも、私への質問事項も、基本的にはChatWorkを通じておこなう流れになっています。この辺りのルールは、本当に二人のスタッフが優秀なので、すぐに使いこなしてくれています。感謝。
きっと、これからさらに拡張していこうとすると、今のルールを改善していく連続になるのだと思います。だけど、今の段階にこそ「こういうやり方で進めたい」と強い意思をもっていないと、行き当たりばったりになってしまいます。ですから、この初動段階を大切にしていきたいと思います。
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【編集後記】
5時起き、5時20分出社で、1日役所を回った日。17時には力尽きました。
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