テレワーク体制の整備完了

新型コロナウイルスの感染拡大に対して私たち経営者が取り得る手段は決して多くありません。補助金や融資の申請のお仕事を頂いている立場としては、事務所を閉じることはできず、かと言って事務所にこだわらなくても業務を継続することはできます。ずばり、テレワークです。

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Link-Upは、2018年春の時点からスタッフの雇用をスタートし、基本的にはいつでもどこでも仕事ができるように、という考えで環境を整えてきました。2011年の東日本大震災の年に開業した私は、当時の社会的ダメージの前に何も成すことができず、他方でLINEがものすごく活躍していたことを強く覚えています。

また、それから10年近く経ってみますと、お預かりするお仕事の件数も膨大になり、今度は私自身のキャパシティーを超えることがとても増えました。ですから、私自身は電話をストップし、基本的にはメールかチャットでやり取りさせていただくようにシフトし、2018年からの体制でも同様にテキストベースでの業務連絡を社内においても徹底しています。

しかし、そんな状況の中で現在の社会的なテレワーク化へのシフトと同時に受託件数の増大化・遠隔化が相まって、テキストベースのコミュニケーションには限界があると感じて、今一度音声やテレビ電話でのコミュニケーションに比重を置く方向に切り替えています。とはいえ、スタッフの個人の携帯でお客様とやり取りをさせるのは良くないので、思い切ってクラウドPBXを導入することにしました。ちなみにクラウドPBXとは、電話を受信する際に経由する交換機がクラウド上にあり、そこから従業員のスマートフォンに着信させるサービスで、これにより社内の電話機と同様に従業員のそれぞれの自分のスマートフォンが同時に会社の電話となって、電話料金も一括して会社が負担するサービスとなります。電話機を支給する時代は終わった・・・という感じです。

dialpad

いろんなサービスを検討したのですが、すぐに導入ができて、しかも新型コロナウイルスの対応のため5月末まで導入費用及びランニングコストがかからないdialpadというサービスを導入しました。このdialpadは、先日Facebookで私がYoutubeチャンネルの動画をシェアしたときに友人が教えてくれたのと、何より、中学生以来の最も大切な友人の勤め先がここだった(笑)ということで決めました。

このサービスの導入を決めたのは、4月17日(金)の14時頃で、16時にはスタッフのスマートフォンで使えるようになっていました。めちゃくちゃすごい。

で、詳細についてはせっかく無料なので登録してもらえれば良いのかなと思いつつ、是非お伝えしておきたい機能として

  • 留守電が標準装備である
  • 受電可能時間の設定が柔軟である
  • IVR設定が可能である

という点を挙げておきます。しかも、管理者としての私にとっては誰がいつ電話をしたかという記録も終えますし、通話内容が残るという機能までついています。そして、基本使用料1,300円(1ライセンス)で従業員数を乗じて、あとは3分10円未満の通話料金がかかるのみです。めちゃくちゃ良くないでしょうか?

本質に立ち返ると、なぜこういう投資をするのかと言えば、テキストベースで埋まらない溝を埋めるためです。そして、特にやり取りが増える補助金・融資案件においては、言葉にならない情報をキャッチして言語化するためには、どうしても迅速に会話をする必要があるからです。

私たちの仕事は、ただ言われたことを書類に落とすことにあるのではありません。

昨日社内でも言いましたが、お客様が認識していない部分も含めてニーズにお応えすることを目指しています。まだまだできていないことだらけではありますが、そこに向けて絶えず努力することが、数年先の圧倒的な差になっていると確信して、口酸っぱくやっていこうと考えています。

電話が好きとか嫌いとか得意とか苦手とか、そういう「こちら側」の発想ではなく、サービスの在り方として業務構築を改善していきます。そして、そこにフィットする人財を積極的に採用・昇進していくことが目下の目標です。

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【編集後記】
友人が働く会社のサービスを導入させてもらうのは、なんだかとても嬉しい気持ちです。このサービスはひいきなく使い勝手がすごく良いと思うので、是非皆さんにも紹介したいなと思います。

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▼Link-UpのYouTubeチャンネル

https://www.youtube.com/channel/UC-NN8CSncwpKwPAZYUw18sA?view_as=subscriber

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